Выборка из книги "Как работать 4 часа в неделю" Тимоти Феррис.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
1, Как «реализм» и «ответственность» мешают вам вести жизнь, о которой вы мечтаете?
2. Случалось ли вам лишиться полезного опыта или пожалеть о том, что вы не сделали из-за пресловутого «надо»?
3. Пристально посмотрите на то, чем вы сейчас занимаетесь, и задайте себе вопросы: что произойдет, если я не буду следовать примеру окружающих, а поступлю прямо противоположным образом? Что я потеряю, если стану придерживаться такой стратегии в течение 5, 10 или 20 лет?
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Я уже немолод, в жизни у меня было много поводов для тревоги, но большинство так и не сбылось.
МАРК ТВЕН
Если вам страшно прыгать в омут головой, если вы откладываете решительный шаг просто потому, что боитесь неизвестности, вот вам противоядие. Ответьте на вопросы, запишите ответы и помните: гораздо полезнее ляпнуть первое, что придет в голову, выплеснуть мысли на бумагу, чем долго скрипеть мозгами, обдумывая каждое слово. Не сокращайте текст, пусть лучше его будет побольше. Каждому ответу уделите несколько минут.
1. Допустим, вы все-таки решились выполнить задуманное. Каким вам представляется самый ужасный исход? Какие опасения приходят в голову при мысли о больших переменах, которых давно пора (или просто можно) добиться? Представьте случившееся во всех подробностях, вплоть до самых мучительных. Ваша жизнь кончена? Как бы вы оценили необратимые последствия, если мерить по 10-балльной шкале? Действительно ли последствия необратимы? Насколько велика их вероятность?
2. Какие шаги можно предпринять, чтобы устранить ущерб или добиться хотя бы временного улучшения? Есть вероятность, что все гораздо проще, чем вам кажется. Каким образом можно снова взять ситуацию под контроль?
3. Каковы результаты, временные и постоянные, в случае, если фокус удастся? Вы уже определили, чем грозит наихудший расклад, а теперь задумайтесь о положительных результатах, как внутренних (уверенность в себе, повышенная самооценка и т. д.), так и внешних? Оцените возможную отдачу по 10-балльной шкале. Какова вероятность, что вы сможете добиться хотя бы отчасти хороших результатов? Случалось ли менее разумным людям браться за то же дело и срывать куш?
4. Если бы сегодня вас уволили, что бы вы предприняли, чтобы снова взять под контроль свое финансовое положение? Представьте себе эту ситуацию и вернитесь к предыдущим вопросам. Если вы бросите работу, чтобы заняться новым делом, каким образом вы сможете вернуться в прежнюю колею, если это будет абсолютно необходимо?
5. От чего вы отказываетесь из-за страха? Как правило, больше всего мы боимся насущно необходимых событий – телефонного звонка, разговора, действия. Страх перед неизвестностью – вот что мешает нам сделать то, что имеет особенное значение. Определите наихудшую ситуацию, смиритесь с прогнозом и действуйте. Повторю еще раз, чтобы эта мысль крепко засела у вас в голове: «Больше всего мы боимся совершать самые необходимые поступки». Где-то я слышал, что жизненный успех человека измеряется количеством «неудобных» разговоров, которые он выдержал. Примите решение каждый день совершать один поступок из числа внушающих страх. Эту привычку я приобрел, пытаясь связаться со знаменитостями и процветающими предпринимателями и обратиться к ним за советом.
6. Во что обходится вам промедление в финансовом, эмоциональном и физическом смысле? Оценивайте не только потенциальные издержки. Так же важно определить грабительскую цену бездействия. Если не стремиться к тому, что увлекает вас, что с вами будет через один год, через пять, через 10 лет? Каково это – поддаться обстоятельствам, отдать им 10 лет и без того недолгой жизни, потратить их на занятие, которое не приносит вам удовлетворение? Если рассмотреть в перспективе 10 лет и убедиться, что они будут наполнены разочарованием и сожалением, и если под риском подразумевать вероятность необратимо негативного результата, тогда бездействие – величайший из всех рисков.
7. Чего вы ждете? Если вы не в состоянии ответить на этот вопрос, не прибегая к уже опровергнутому нами утверждению «еще не время», ответ прост: вы боитесь, как и все люди в мире. Оцените ущерб от бездействия, определите вероятность и степень обратимости большинства ошибочных шагов и приобретите самую ценную привычку тех, кто преуспевает и радуется этому, – привычку действовать.
Уточнение курса: к черту реализм
Когда мне требуется прибавить обороты, оторваться от толстяка на BMW, я прибегаю к испытанному средству. В том или ином виде им пользуются опытные НБ мира. Этот метод называется «прямой мечтаний», потому что накладывает на прямую времени планы, которые большинство людей назвали бы мечтаниями.
Во многом процесс похож на выбор целей, но имеет несколько фундаментальных отличий.
1. В данном случае цели – конкретные шаги, а не расплывчатые желания.
2. Чтобы быть эффективными, цели должны быть нереальными.
3. В центре внимания – деятельность, которой предстоит заполнить вакуум, возникший на месте работы. «Жить как миллионер» – значит заниматься интересными делами, а не просто владеть имуществом, вызывающим зависть.
А теперь ваша очередь серьезно задуматься.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Жизнь теряет смысл в основном в состоянии скуки.
ВИКТОР ФРАНКЛ (1905-1997), австрийский психиатр и философ, основатель логотерапии, бывший узник Освенцима
Жизнь слишком коротка, чтобы быть незначительной.
БЕНДЖАМИН ДИЗРАЭЛИ
Составлять прямую мечтаний и увлекательно, и непросто. И чем труднее этот процесс, тем сильнее вы в нем нуждаетесь. В целях экономии времени рекомендую пользоваться программами-калькуляторами и электронными опросниками на сайте www.fourhourworkweek.com. Выполните следующие действия.
1. Чем бы вы занялись, если бы возможность неудачи была полностью исключена? А если бы вы были в 10 раз умнее всех людей в мире?
Постройте две прямые мечтаний – на 6 и 12 месяцев, затем составьте список из пяти вещей, о которых вы мечтаете. В список включите то, что хотели бы иметь (в том числе и материальные блага – дом, машину, одежду и т.д., но не ограничивайтесь ими), кем хотели бы стать (знаменитым поваром, знатоком китайского языка и т.д.) и чем заниматься (побывать в Таиланде, найти родственников за границей, участвовать в страусиных бегах и т.д.),- именно в таком порядке. Если вам, как большинству людей, трудно определиться со своими желаниями, подпадающими под перечисленные категории, задумайтесь о том, чего бы вы точно не пожелали в каждой из категорий, и запишите ровно противоположное. Не ограничивайте себя ни в чем, не ломайте голову над тем, как добиться указанных целей. Пока все это не имеет значения. Мы просто выполняем упражнение на высвобождение желаний.
Ни в коем случае не осуждайте и не обманывайте себя. Если на самом деле вы мечтаете о Ferrari, не пытайтесь избавиться от чувства вины, решая проблему голода во всем мире. Одни мечтают о славе, другие – о богатстве или авторитете. У каждого есть свои недостатки и уязвимые места. Записывайте все, что укрепит ваше самоуважение. У меня есть гоночный мотоцикл, потому что я не просто люблю скорость – на нем я сам себе кажусь крутым. И в этом нет ничего зазорного. Записывайте все.
2. Сорвалось?
Многим из нас свойственно жаловаться на непреодолимые препятствия на пути к заветной мечте, но вместе с тем большинство людей не в состоянии объяснить, в чем заключается эта мечта. Это особенно справедливо для категории «чем я мечтаю заняться». Обдумайте следующие вопросы.
А. Чем бы вы занимались изо дня в день, будь у вас 100 млн долларов в банке?
Б. Ради чего вы с удовольствием проснулись бы утром?
Не спешите, подумайте несколько минут. Если барьер непреодолим, заполните категорию «занятия» в таком порядке:
место, где я мечтаю побывать;
• то, чем я собираюсь оставить память о себе после смерти;
• то, что я мечтаю делать каждый день;
• то, что я мечтаю делать раз в неделю;
• то, чему я всегда мечтал научиться.
3. Что требуется для осуществления мечтаний из категории «кем я хотел бы стать»?
Подчините каждой мечте из этой категории мечту из списка «занятия», чтобы получилось руководство к действию. Выясните, что надо предпринять и какие задачи выполнить, чтобы стать тем, кем вы мечтаете. Обычно люди справляются с этой категорией быстрее, чем с остальными, но она является лишь переходным этапом к категории «занятия».
Вот несколько примеров:
Стать известным поваром → самостоятельно приготовить рождественский ужин
Бегло говорить по-китайски → в течение пяти минут поддерживать беседу с коллегой-китайцем
4. Выберите четыре мечты, которые полностью преобразят вашу жизнь.
На шестимесячной прямой времени пометьте звездочкой или другим значком самые заветные и важные мечтания из всех категорий. По желанию повторите тот же процесс для прямой времени в 12 месяцев.
5. Определите затраты на осуществление этих мечтаний, подсчитайте планируемый месячный доход (ПМД) для обеих прямых времени.
Если осуществление ваших желаний можно профинансировать, какая сумма в месяц понадобится для исполнения четырех мечтаний (включая плату за жилье, выплаты по ипотеке, различные взносы и проч.)? Задумайтесь о доходах и расходах с точки зрения ежемесячного движения наличности: учитывайте приход и расход, а не итоги. Многие мечты обходятся гораздо дешевле, чем нам представляется. Например, за новехонький Lamborghini Gallardo Spyder стоимостью 260 тыс. долларов понадобится выплачивать всего 2897,80 доллара в месяц. Моего любимца, Astin Martin DB9 с пробегом 1600 км, я нашел на аукционе eBay всего за 136 тыс. долларов, иными словами, за 2003,10 доллара в месяц.
При подсчете некоторых затрат вам помогут инструменты и секреты, приведенные в конце главы 14.
И наконец, подсчитайте ПМД, который понадобится вам для осуществления мечтаний. Это делается так: сначала просуммируйте цифры в столбцах А, Б и В только для четырех избранных мечтаний. По некоторым из них сумма будет нулевой, и это нормально. Затем приплюсуйте к ней суммарные месячные расходы, умноженные на 1,3 (коэффициент 1,3 необходим для подсчета расходов с 30-процентным запасом на покрытие возможных рисков). Полученная сумма – ваш планируемый месячный доход и цель, о которой следует помнить, пока вы читаете эту книгу. Я с удовольствием поделил ПМД на 30, чтобы получить планируемый суточный доход (ПСД). Оказалось, мне проще оперировать суточными целями. Программы-калькуляторы на сайте этой книги проделают всю работу за вас. Следовательно, с этим этапом вы справитесь в два счета.
Есть вероятность, что цифры окажутся гораздо ниже ожидаемых и со временем будут снижаться по мере того, как вы будете отказываться от категории «иметь» в пользу категории «делать». Здесь не последнюю роль играет ваша мобильность. И даже если итоговая сумма внушает вам робость, не пугайтесь сразу. Мне уже случалось помогать студентам зарабатывать дополнительно в течение трех месяцев по 10 тыс долларов в месяц.
6. Определите три шага для каждого из четырех мечтаний в расчете на шестимесячную прямую мечтаний. Первый шаг сделайте немедленно.
Я не поклонник долгосрочного планирования и отдаленных целей. Как правило, я строю планы на ближайшие три месяца и на полгода. Иначе условия задачи слишком заметно меняются, при длительном планировании возникает искушение отложить решительные действия на потом. Цель нашего упражнения – не описать каждый шаг от начала до конца, а определить конечную цель, выяснить, какие средства необходимы для ее достижения (ПМД, ПСД), и набрать необходимое ускорение. На данном этапе важно высвободить время и выйти на ПМД (об этом пойдет речь в следующих главах).
Прежде всего сосредоточим внимание на важных начальных шагах. Для каждой мечты определите три шага, которые приблизят ее осуществление. Составьте порядок действий – простых, конкретных действий на сегодня, завтра (закончить до 23:00) и послезавтра (опять-таки закончить до 23:00).
Определившись с тремя шагами для каждой из четырех целей, выполните три действия из столбца «Сделать сейчас». Возьмите и сделайте их немедленно. Само собой действия должны быть достаточно простыми, чтобы с ними можно было управиться за пять минут или еще быстрее Если времени требуется больше, отложите эти действия на потом. Если на дворе ночь и для звонков не самое подходящее время, займитесь другими делами, например рассылкой электронных писем, а звонок отложите на утро.
Если очередной этап представляет собой мониторинг данных, свяжитесь с людьми, которые могут ответить на ваши вопросы, но не тратьте слишком много времени на рыскания по справочникам или в Интернете: затянутый мониторинг может застопорить всю работу. В качестве наилучшего выхода рекомендую найти человека, который уже выполнил подобную задачу, и попросить у него совета. Это нетрудно.
Еще один вариант – встреча или телефонный разговор с тренером, наставником, продавцом, чтобы сдвинуться с мертвой I очки. Вы можете договориться о частном уроке или встрече, отменять которые потом будет неловко? Воспользуйтесь чувством вины в своих целях.
«Завтра» – значит «никогда». Какой бы малой ни была задача, сделайте первый шаг прямо сейчас!
ПРОБЛЕМА КОМФОРТА
Самые важные поступки приятными не бывают.
К счастью, можно приучить себя к дискомфорту и научиться преодолевать его. Я взял за правило предлагать свои решения, а не дожидаться чужих, вызывать нужные реакции, а не реагировать, проявлять напористость по делу, но так, чтобы не переусердствовать. Чтобы вести нестандартный образ жизни, вам потребуется нестандартная привычка принимать решения как за себя, так и за окружающих.
Далее вам будет предложен ряд упражнений, поначалу простых и пустяковых, с постепенно повышающимся уровнем дискомфорта. Некоторые на первый взгляд кажутся простыми и даже бесполезными, но только до тех пор, пока вы не приступите к ним. Считайте происходящее игрой, заранее настройтесь на волнение и труд. В этом и заключается суть упражнений. На выполнение почти всех упражнений отведено два дня. Сделайте пометку в ежедневнике, чтобы не забыть об упражнениях, не хватайтесь за несколько проблем сразу.
Помните: существует прямая связь между расширением зоны комфорта и осуществлением мечты.
Итак, приступим.
Взгляд в упор (2 дня)
Мой друг Майкл Эллсберг проводит для одиноких людей вечера под названием «Взгляд в упор». Это нечто вроде вечеров знакомства, но с одной значительной разницей: говорить на них запрещено. В глаза друг другу следует смотреть три минуты подряд. Побывав на таком мероприятии, вы убедитесь, как неловко становится при этом большинству людей. В течение следующих двух дней поупражняйтесь: смотрите на прохожих в упор, смотрите собеседнику в глаза, пока тот не отведет взгляд первым. Подсказки:
1) не пяльтесь в оба глаза на собеседника, изредка моргайте, чтобы вам не накостыляли, приняв за психопата;
2) во время диалога поддерживайте зрительный контакт; это проще всего сделать, пока говорит ваш собеседник, а вы слушаете;
3) проделайте это же упражнение при общении с вышестоящими или более уверенными в себе людьми; если прохожий спросит, какого черта вы на него вылупились, улыбнитесь и скажите: «Извините, я принял вас за давнего друга».
Эффективность или рациональность?
Эффективность – умение выполнять работу таким образом, чтобы максимально приблизить поставленную цель. Рациональность – выполнение поставленной задачи, какой бы маловажной она ни была, самым экономным способом. На умении действовать рационально независимо от эффективности воспитан весь мир.
Труд продавца, который ходит по домам и предлагает свой товар, я назвал бы рациональным, т. е. успешным с точки зрения продаж и затрат времени, но совершенно неэффективным. Он продал бы больше, если бы пользовался электронной почтой или каталогами рассылки.
То же относится к человеку, который проверяет электронную почту 30 раз на дню, заводит многоступенчатую классификацию и изобретает заумные процедуры, лишь бы не запоздать с получением малейшего привета из виртуального пространства. Раньше я профессионально заставлял вертеться эти шестеренки. В каком-то смысле подобные действия рациональны, но абсолютно неэффективны.
Вот две азбучные истины, которые стоит запомнить.
1. Даже добросовестно выполненное, но пустяковое дело не перестанет быть пустяковым.
2. Если на задачу тратится уйма времени, важности ей это не придает.
Отныне и впредь помните: то, что вы делаете, бесконечно важнее того, как вы это делаете. Эффективность тоже имеет значение, но она бесполезна, если направлена на никчемные дела.
За делами, которыми действительно стоит заняться, мы отправимся в сад.
Закон Парето можно обобщить следующим образом: 20% вложений дают 80% продукции. В зависимости от контекста ту же мысль можно выразить следующими способами:
из 20% причин проистекают 80% последствий;
20% затрат усилий и времени дают 80% результата;
20% товаров и потребителей приносят компании 80% прибыли;
20% всех инвесторов и 20% отдельно взятого портфеля дают 80% прибыли на рынке ценных бумаг.
Список может быть бесконечно длинным и разнообразным, а соотношение – зачастую еще более жестким. 90/10, 95/5, 99/1 – распространенные явления, но минимальное соотношение, к которому следует стремиться, – 80/20.
К тому времени, когда однажды поздно вечером мне попались под руку выводы Парето, я вкалывал по 15 часов в день семь дней в неделю, был совершенно ошеломлен свалившейся на меня ношей и не знал, как быть. Я просыпался до рассвета, чтобы сделать звонки в Великобританию, с девяти до пяти «окучивал» клиентов в США, а потом засиживался на работе допоздна, чтобы успеть дозвониться до Японии и Новой Зеландии. Я будто попал в товарный поезд без тормозов и за неимением лучшего как заведенный швырял в топку уголь. Когда передо мной встал выбор – либо сгореть на работе, либо попробовать применить идеи Парето, – я предпочел второе. На следующее утро я принялся изучать свой бизнес и личную жизнь сквозь призму двух вопросов:
какие 20% источников создают 80% моих проблем и неудач;
какие 20% ресурсов приносят 80% желаемых результатов и радостей?
Повышение производительности
Таким образом, мы имеем дело с прелюбопытным феноменом. Существует два взаимосвязанных и усиливающих друг друга подхода к повышению производительности:
1) отсечь маловажные задачи с целью сокращения рабочего времени (80/20);
2) ограничить рабочее время с целью отсечь маловажные задачи (закон Паркинсона).
Лучшее решение – применять оба подхода: выявить несколько наиболее важных задач, от которых максимально зависит доход, и запланировать их выполнение за очень краткое время, обозначив дэдлайн.
Если вы не выявили самые важные задачи и не установили жесткие сроки начала и конца работы над этими задачами, значение приобретут мелочи. Даже если вам известно, какие задачи наиболее значимы, без жестких сроков, помогающих максимально сосредоточиться, вы будете отвлекаться на мелочи (а если вы предприниматель, придумывать их) и к концу дня ничего не успеете. А как же иначе? Ведь вам надо было завезти посылку в офис UPS, назначить несколько встреч, проверить электронную почту – вот и пролетел рабочий день. Но не спешите винить себя. Несколько месяцев я хватался то за одно, то за другое дело, и мне казалось, что не я управляю компанией, а она мной.
«Принцип 80/20» и закон Паркинсона – два краеугольных камня, к которым мы будем возвращаться. Большинство вложений бесполезны, время тратится впустую, если сравнить его затраты с результатами.
«Обезжиренная», или сведенная к необходимому минимуму, работа и возможность свободно распоряжаться временем начинаются с ограничения нагрузки. В следующей главе вас ждет настоящий завтрак чемпионов – низкоинформационная диета.
Чарни сообщил хорошие новости
После одного письма по электронной почте и пяти недель практики Чарни сообщил хорошие новости: за последнюю неделю он заработал больше, чем за предыдущие четыре. При этом он устроил себе выходные в понедельник и пятницу и проводил с родными на 2 часа в день больше, чем раньше. Если до сих пор он работал по 40 часов в неделю, то теперь лишь 18, зато вчетверо улучшил результаты.
В чем же дело — в учениях тибетских монахов и занятиях кунг-фу? Нет. В тайнах японского менеджмента или лучшем программном обеспечении? Отнюдь. Просто я попросил Чарни выполнять одно и то же действие последовательно, без сбоев.
Не меньше трех раз в день в определенное время он должен был задаваться вопросом:
«Как я работаю, продуктивно или просто активно?»
Чарни уловил суть метода и перешел на более конкретный вопрос:
«Придумываю ли я себе занятия, чтобы отмахнуться от важного?»
Он отказался от всех занятий, которые служили ему костылями, и сосредоточил все внимание на достижении результатов, а не на преданности делу. Эта преданность – еще одна бессмысленная, но хорошо скрытая уловка. Забудьте о жалости, одним ударом отсеките все лишнее.
Кстати, не забудьте побаловать себя кексом.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Мы вгоняем себя в состояние стресса потому, что убеждены в его необходимости. Мы просто обязаны испытывать его. Теперь я иного мнения.
ОПРА УИНФРИ, актриса и ведущая «Шоу Опры Уинфри»
Чтобы иметь больше времени, надо меньше работать, а этого можно добиться комбинацией двух способов: 1) составить краткий список «что делать»; 2) составить список «чего не делать».
Несколько гипотетических ситуаций послужат вам отправной точкой.
1. Предположим, вы перенесли инфаркт и теперь можете работать не больше двух часов в день. Чем вы займетесь?
Не пять часов, не четыре, не три, а всего два. Конечная цель у нас другая, но для начала и эта сойдет. Так и слышу ваше возмущенное: «Бред какой-то! Так не бывает!» Плавали, знаем. А если я скажу, что можно месяцами нормально функционировать и при этом спать всего четыре часа в сутки, вы мне поверите? Вряд ли. А большинство молодых матерей спят немногим больше. Проверять это утверждение на себе необязательно. Итак, после шунтирования врач предупредил вас: если в первые три месяца после операции вы будете работать больше двух часов в день, то умрете. Как вы поступите?
2. Допустим, вы перенесли второй инфаркт и теперь можете работать только по два часа в неделю. Чем вы займетесь?
3. Если бы под дулом пистолета вам приказали отказаться от 4/5 всех дел, отнимающих у вас время, что бы вы выбрали?
Простота требует твердости. Если бы вам пришлось отказаться от 4/5 всех ваших занятий, – переписки по электронной почте, телефонных разговоров, обычных бесед, писанины, встреч, рекламы, общения с клиентами, поставщиками, производителями товаров и т.п., что бы вы устранили с таким расчетом, чтобы свести к минимуму негативные финансовые последствия? Таким вопросом полезно задаваться хотя бы раз в месяц: он не даст вам свернуть с пути и поможет сохранить рассудок.
4. Назовите три основных занятия, которыми вы привыкли заполнять время и при этом чувствовать себя занятым человеком.
Как правило, к таким занятиям мы прибегаем, чтобы отложить более важные (они вызывают у нас чувство дискомфорта, так как чреваты неудачей или отказом). Будьте честны с собой, поскольку время от времени подобные занятия ищем все мы. Какие дела являются для вас костылями?
5. Научитесь задаваться вопросом: «Если бы сегодня я довел до конца только одно дело-то, за которое я уже взялся, принес бы этот день мне чувство удовлетворения или нет?»
Без четкого списка приоритетов на рабочее место лучше не являться и к компьютеру не подходить. Стоит прочитать хотя бы одно письмо, не относящееся к делу, и оно засядет в голове на целый день. Список дел на завтра составляйте не позднее, чем накануне вечером. Пользоваться электронными органайзерами я не рекомендую, поскольку пункты в них можно добавлять до бесконечности. Я предпочитаю обычный лист бумаги, сложенный втрое до размера 5x8 см. Он идеально помещается в карман, количество пунктов, которые можно на нем записать, невелико.
Никогда не намечайте на один день больше двух дел первостепенной важности. Ни в коем случае. Если они и вправду настолько значительны, это просто ни к чему. Но если вам все-таки пришлось выбирать самое значимое из нескольких важных дел, а такое случается со всеми, рассмотрите их по очереди и задайте себе вопрос: «Если бы сегодня я довел до конца только одно дело, принесло бы оно мне чувство удовлетворения или нет?»
Если дело срочное, вопрос можно поставить иначе: «Что будет, если я не выполню это дело? Стоит ли ради него откладывать все прочие важные дела?» Если за день вы не выполнили ни одного важного дела, не тратьте последний час рабочего дня, чтобы вернуть DVD в прокат и не платить лишних 5 долларов. Лучше переплатите, но справьтесь с важной задачей.
6. Приклейте к монитору записку или создайте в компьютерном ежедневнике напоминалку, чтобы, по крайней мере, три раза в день задавать себе вопрос: «Придумываете ли вы себе мелкие занятия лишь бы избежать важных дел?»
7. Откажитесь от одновременного выполнения нескольких дел.
То, что вы сейчас услышите от меня, вам уже известно. Пытаться одновременно чистить зубы, говорить по телефону и отвечать на электронное письмо бесполезно. А обедать, искать что-то в Интернете и общаться там же? Тем более.
Если правильно расставить приоритеты, вам не понадобится гнаться за двумя зайцами. Когда мы постоянно чем-нибудь занимаемся, чтобы считать, что не зря тратим время, и в то же время добиваемся немногого, значит, у нас симптом «обрастания делами». Повторяю: ежедневно вы должны выполнять максимум две важные задачи. Справляйтесь с ними по отдельности от начала до конца, ни на что не отвлекаясь. Чем чаще мы отвлекаемся, уделяем внимание другим делам, тем быстрее теряем сосредоточенность, добиваемся посредственных результатов и не получаем удовлетворения.
8. Применяйте закон Паркинсона на макро- и микроуровне.
Закон Паркинсона поможет вам добиваться больших результатов с меньшими затратами времени. Устанавливайте жесткие сроки, чтобы заставить себя сосредоточиться на деле и не затягивать его выполнение.
На макроуровне ежедневно и еженедельно старайтесь уходить с работы в 16:00 и устраивать себе выходной в понедельник или пятницу. Это побудит вас разумнее расставлять приоритеты и разнообразить свой досуг. Но если за вами ястребиным оком следит босс, в последующих главах мы поговорим о том, как сбежать от этого жандарма.
На микроуровне ограничьте количество пунктов в списке «что сделать» и намечайте предельно сжатые сроки, чтобы приступать к делу незамедлительно и не зацикливаться на мелочах.
ПРОБЛЕМА КОМФОРТА
Научитесь выдвигать предложения (2 дня)
Перестаньте надеяться на других, начните сами предлагать решения, хотя бы в малом. Если к вам обратились с вопросами: «Где перекусим?», «Какой фильм посмотрим?», «Чем займемся вечером?» и т. п., НЕ отвечайте, как прежде: «А ты что выбираешь?» Выдвиньте предложение. Перестаньте теряться в сомнениях, примите решение. Это упражнение следует выполнить в рабочей и нерабочей обстановке. Вот несколько реплик, которые вам помогут (мои любимые – первая и последняя):
«Предложения принимаются?»
«Я предлагаю…»
«Я хотел бы предложить…»
«По-моему, следует… А вы как думаете?»
«Давайте попробуем сделать вот так… а если не получится, тогда вот так».
Как научиться читать в три раза быстрее за 10 минут
Бывают случаи, когда читать просто необходимо. Вот четыре простых совета, которые сведут к минимуму ущерб и позволят повысить скорость чтения как минимум в три раза всего за 10 минут, причем без потери смысла:
1) две минуты: карандашом или пальцем проводите черту под каждой строчкой по мере чтения, читайте при этом как можно быстрее. Чтение представляет собой скачкообразное движение глаз (саккады), а применение визуальной направляющей не дает перескакивать через строчки;
2) три минуты: прочитывая каждую строчку, сосредоточивайте внимание на третьем слове от начала (считая от первого слова) и на третьем слове от конца (считая от последнего слова). Таким образом, вы найдете работу периферийному зрению, которое в противном случае будет бездельничать, блуждая по полям страницы. Несмотря на то, что выделенные слова в следующем примере находятся в конце и начале фразы, они помогают уловить весь ее смысл без дополнительных движений:
«В один ПРЕКРАСНЫЙ день информационный наркоман решил ИСЦЕЛИТЬСЯ от зависимости».
Тренируйтесь цеплять зрением строчку сразу с двух сторон до тех пор, пока у вас не станет получаться;
3) две минуты: научившись замечать три-четыре слова с обеих сторон страницы, попытайтесь делать только два «снимка» (фиксации) – на первом и последнем словах строчки;
4) три минуты: потренируйтесь читать очень быстро, но без потери смысла и придерживаясь обученной ранее техники. Прочитав таким образом пять страниц, перейдите на чтение с привычной для вас скоростью. При этом обострится восприятие и сместится скоростной предел. Так, при медленном движении езда со скоростью 80 км в час выглядит быстрой, но она же покажется медленной, если сначала промчаться по шоссе со скоростью 110 км в час, а потом убавить ее.
Чтобы определить скорость чтения (количество прочитанных слов в минуту) и оценить прогресс по конкретной книге, просуммируйте количество слов в десяти строчках и разделите на десять, чтобы найти среднее количество слов в одной строчке. Умножьте полученную цифру на число строк на странице, и у вас получится среднее количество слов на страницу. А дальше все просто. Если за минуту вы прочитали 1,25 страницы, на которой в среднем находится 330 слов, значит, в минуту вы читаете 412,5 слова. После упражнений вы прочитали за одну минуту уже 3,5 страницы, т.е. 1155 слов в минуту, и вошли в 1% людей всего мира, владеющих техникой скорочтения[12].
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Умение игнорировать – один из прямых путей к душевному покою.
РОБЕРТ ДЖ. СОЙЕР, «Вычислительный бог»
1. Устройте себе информационный пост продолжительностью одну неделю.
Мир даже не чихнет, а тем более не перевернется, если вы перережете информационную пуповину. Чтобы убедиться в этом, полезнее всего взять на вооружение методы экстренной помощи: недельного информационного поста будет достаточно. У мороженого и информации немало общего. «Съем чуть-чуть, всего пол-ложечки» – такая же уловка, как «сунусь в Интернет всего на минутку». Перетерпите ломки.
Если хотите потом вернуться к диете, донельзя насыщенной информационными калориями, пожалуйста, но завтра и еще, по крайней мере, пять дней выполняйте следующие правила:
НИКАКИХ газет, журналов, аудиокниг, радиопередач, кроме музыкальных. Музыка разрешена в любых количествах;
НИКАКИХ новостных сайтов;
НИКАКОГО телевидения – разве что по часу каждый вечер, исключительно для развлечения;
НИКАКИХ книг, кроме этой и еще одной художественной[13], которую вы будете каждый вечер читать на сон грядущий;
НИКАКИХ поисков в Интернете, кроме абсолютно необходимых для выполнения работы, намеченной на день. Подчеркиваю: «необходимый» – тот, без которого не обойтись, а не желательный.
Избыток чтения – общественный враг номер один в эту неделю информационного поста.
Куда же девать образовавшееся время? Чтение газеты за завтраком замените разговором с супругой/супругом, с детьми, изучением принципов этой книги. Во время рабочего дня выполняйте задания, занимающие верхние строчки в списке приоритетов, о котором мы говорили в предыдущей главе. Если у вас осталось время, переходите к упражнениям из этой книги. Такая рекомендация может показаться нескромной, но она полезна: на этих страницах содержится действительно важная информация, которую следует применять сразу, а не когда-нибудь потом.
Каждый день во время обеда, но не раньше, посвятите пять минут вхождению в курс дел.
Спросите хорошо информированного коллегу или официанта: «Сегодня в мире не случилось ничего важного? Мне было не до газет». Сразу прервите этот разговор, как только поймете, что ответ вас никак не касается. Большинство людей даже не помнят, какую информацию они так усердно переваривали утром один или два часа подряд.
Проявите к себе строгость. Я прописал вам лекарство, а будете вы его принимать или нет, зависит от вас.
2. Приобретите привычку задавать себе вопрос: «Пригодится ли мне эта информация в ближайшее время для важного дела?»
Мало найти хоть какое-нибудь применение информации – она должна быть важной и конкретной. Если она не удовлетворяет ни тому, ни другому критерию, откажитесь от нее. Информация бесполезна, если у нее нет важного применения или если вы рискуете забыть ее прежде, чем примените.
Раньше я читал книги или сайты, готовясь к событию, до которого оставалось несколько недель или месяцев. Потом, когда сроки приближались, приходилось перечитывать тот же материал, освежать его в памяти. Нелепое расточительство. Следуйте в первую очередь списку важных дел, а информационные пробелы восполняйте по мере надобности.
3. Осваивайте искусство не ставить точку.
Мне пришлось долго учиться ему. Если вы приступили к какому-либо делу, это еще не значит, что вы обязаны его закончить.
Если вы читаете тошнотворную статью, бросьте и больше не возвращайтесь к ней. Если вы смотрите фильм и понимаете, что он хуже, чем «Матрица: Революция», пошлите его ко всем чертям, но сберегите нейроны. Если вы съели полпорции ребрышек и наелись, оставьте недоеденное на тарелке и не заказывайте десерт.
«Больше» – не значит «лучше», бросить какое-нибудь дело на полпути зачастую бывает в 10 раз полезнее, чем закончить его. Приобретите привычку не заканчивать нудные и непродуктивные дела, но, разумеется, если этого не требует босс.
ПРОБЛЕМА КОМФОРТА
«Телефончик можно?» (2 дня)
Сохраняя зрительный контакт, каждый день спрашивайте номер телефона по крайней мере у двух (чем больше попыток, тем увереннее вы будете чувствовать себя) симпатичных представителей противоположного пола. Дамы, это касается и вас, даже если вам уже за пятьдесят. Помните: ваша цель – не заполнить телефонную книжку, а преодолеть страх, научиться устанавливать контакт с незнакомыми людьми. Важен только этот результат. Если у вас уже есть партнер, можно узнавать телефонные номера, записывать их и тут же выбрасывать.
Если хотите отстреляться побыстрее, отправляйтесь в ближайший супермаркет – обычно в магазинах легче справиться с дискомфортом – и за пять минут соберите телефонные номера у трех человек, стоящих в очереди. Образец сценария можно менять по своему усмотрению:
«Извините, я понимаю, что это выглядит странно, но если бы я сейчас не заговорил с вами, то потом целый день ругал бы себя. Я спешу на свидание (т.е. у меня есть с кем встречаться, не беспокойтесь), но вы такая милая (красивая, симпатичная, клевая), что я просто не мог пройти мимо. Можно ваш телефончик? Честное слово, я не псих. Если хотите, можете выдумать номер на ходу».
Не все вредное одинаково вредно
Для наших целей будем считать препятствием все, что мешает окончательному выполнению важной задачи. Все, что отрывает нас от дела и всячески мешает нам, можно разделить на три основные категории.
1. Расхитители времени: все, что можно игнорировать без последствий или с незначительными последствиями. К типичным расхитителям времени относятся собрания, дискуссии, телефонные звонки, письма при условии, что среди них нет важных.
2. Потребители времени: повторяющиеся задачи или требования, которые надо выполнять даже ценой перерывов в более серьезной работе. С некоторыми представителями этой категории вы наверняка знакомы: это чтение электронных писем и ответы на них, телефонные звонки, обслуживание клиентов (отслеживание заказов, послепродажная поддержка и т.д.), финансовые или торговые отчеты, личные поручения, все прочие необходимые и повторяющиеся задачи и действия.
3. Нехватка полномочий: случаи, когда для каких-либо мелких действий требуется одобрение вышестоящих лиц. Вот лишь некоторые: решение проблем с покупателями (потери и повреждения товара при доставке, неисправность и т.д.), контакты с покупателем, наличные расходы всех видов.
Рассмотрим поочередно предписания для всех трех категорий.
Расхитители времени: станьте невеждой
Лучшая защита – удачное оскорбление.
ДЭН ГЕЙБЛ, обладатель золотой олимпийской медали по рестлингу и самый удачливый тренер в истории
От расхитителей времени легко избавиться. Главное – ограничить доступ и вступать в контакт в случае крайней необходимости.
Шаг первый – ограничьте чтение и написание электронных писем. Электронная почта – самая распространенная в современном мире помеха в делах.
1. Если вы пользуетесь Outlook или подобной программой, отключите звуковое оповещение и автоматический прием-отправку сообщений, из-за которых вы узнаете о новых письмах сразу же после их получения.
2. Проверяйте электронную почту всего два раза в день: первый раз около полудня или перед обедом, второй — в 16:00. К этому времени у вас наверняка накопится максимальное количество ответов на разосланные ранее письма. Никогда не проверяйте почту первым делом по утрам[14]. Вместо этого закончите самые важные задачи до 11 утра, чтобы потом не откладывать их, ссылаясь на необходимость пообедать или просмотреть почту.
Перед тем как начать проверять почту дважды в день, создайте автоматический ответ на письма, который приучит вашего босса, коллег, поставщиков и клиентов действовать эффективнее. Я посоветовал бы вам не спрашивать разрешения на это нововведение. Помните одну из наших десяти заповедей: просите прощения, а не разрешения.
Если вам все-таки боязно, поговорите с непосредственным начальником и предложите пробный запуск автоответа на один-три дня. В качестве причины сошлитесь на незаконченные проекты, необходимость постоянно отрываться от дела и вызванное этим раздражение. Не стесняйтесь списать все на спаммеров или найти другого козла отпущения.
Вот простой шаблон электронного письма, которым можно воспользоваться:
«Друзья (уважаемые коллеги)!
В настоящее время ввиду большой загрузки я проверяю почту и отвечаю на письма дважды в день — в 12:00 и в 16:00.
Если требуется экстренное вмешательство, прошу связаться со мной по телефону 555-555-5555.
Благодарю за понимание и заверяю, что эта мера направлена исключительно на рационализацию рабочего процесса и повышение его эффективности.
Искренне Ваш, Тим Феррис»
Следующим этапом станет максимально быстрый переход на проверку почты раз в день. Экстренные случаи – большая редкость. Люди зачастую не могут дать адекватную оценку тому или иному событию, делают из мухи слона, придают важность мелочам. Автоответ на письма – инструмент, который не снижает общую эффективность, а заставляет людей задуматься, стоит ли отвлекать вас от дела, помогает снизить значение события и сократить количество контактов, отнимающих время.
Поначалу я ужасно боялся пропустить важный вопрос и стать невольно причиной катастрофы, вероятно, как опасаетесь и вы, читая эти рекомендации. Но все обошлось. Рискните, приготовившись в процессе устранять мелкие неувязки.
Если хотите узнать, какой вариант личного автоответа на письма никогда не вызывал жалоб и до сих пор дает мне возможность проверять почту только раз в неделю, отправьте письмо по адресу timothy@brainquicken.com. За три года автоответ подвергся небольшой правке и теперь работает, как амулет.
Шаг второй – поставьте заслон от входящих телефонных звонков и максимально ограничьте исходящие.
1. По возможности пользуйтесь двумя телефонными номерами, например офисной линией (для несрочных дел) и мобильником (для срочных дел). Можно также завести два мобильных телефона или пользоваться для несрочных дел виртуальным телефонным номером, который переводит звонки в онлайн-службу голосовых сообщений (например, www.skype.com).
Укажите номер телефона в автоответе на электронные письма и отвечайте на звонки, кроме тех случаев, когда позвонивший неизвестен или вы не хотите отвечать. Если сомневаетесь, препоручите голосовой службе ответить на звонок, а потом прослушайте сообщение целиком, чтобы оценить его важность. Если с ответом можно не спешить, не спешите. Люди, которые отнимают у вас время, должны научиться ждать.
У офисного телефона отключите звук и держите автоответчик постоянно включенным. Ваше сообщение должно напоминать автоответ по электронной почте:
«Вы позвонили Тиму Феррису.
В настоящее время ввиду большой загрузки я прослушиваю голосовые сообщения и отвечаю на них дважды в день — в 12:00 и в 16:00.
Если требуется экстренное вмешательство, прошу связаться со мной по телефону 555-555-5555. Или же оставьте сообщение, и я перезвоню вам в 12:00 или 16:00. Не забудьте указать свой электронный адрес, чтобы я мог ответить вам быстрее.
Благодарю за понимание и заверяю, что эта мера направлена исключительно на рационализацию рабочего процесса и повышение его эффективности.
Всего хорошего».
2. Если вам звонят по мобильному телефону, значит, дело срочное, к которому надо отнестись соответственно. Тем не менее не позволяйте позвонившим отнимать у вас время. Начинать надо с приветствия. Сравните:
Джейн (поднимает трубку): Алло!
Джон (позвонивший): Алло, это Джейн?
Джейн: Я слушаю.
Джон: Привет, Джейн, это Джон.
Джейн: О, привет, Джон. Как вы? или: О, привет, Джон. Как дела?
Забыв, зачем позвонил, Джон втягивает вас в разговор ни о чем, из которого потом придется выруливать, да еще выяснять цель звонка. Можно найти более эффективный подход:
Джейн: Я слушаю.
Джон: Привет, это Джон.
Джейн: Привет, Джон, у меня тут кипит работа. Чем могу помочь?
Возможное продолжение:
Джон: Ну тогда я потом перезвоню.
Джейн: Нет, минута у меня найдется. Я вас слушаю.
Не поощряйте пустую болтовню, не давайте людям повода разговориться. Сразу переходите к делу. Если собеседник увиливает от прямых ответов или пытается перенести разговор на неопределенное время, не давайте ему увернуться, добейтесь четкого ответа. Если он долго и путано объясняет суть проблемы, перебейте его словами: «(Имя), извините, что перебиваю, но мне сейчас должны позвонить. Чем конкретно я могу помочь?» Можно сформулировать мысль по-другому: «(Имя), извините, что перебиваю, но я жду важного звонка. Вы не могли бы объяснить все в письме?»
Шаг третий – овладение искусством отказа и увиливания от собраний.
В 2001 году новый вице-президент по продажам компании TrueSAN в первый же день работы назначил общее собрание и сделал краткое объявление: «Я здесь не для того, чтобы завести друзей. Меня наняли, чтобы создать крепкую команду, специализирующуюся на продажах, и продавать товар. Именно этим я и займусь. Благодарю за внимание». Это к вопросу о краткости.
Он сдержал обещание. Любители офисного трепа возненавидели его за деловой подход к общению, но быстро научились ценить его время. Грубым без причины он не был, но всегда говорил, что думал, и не давал окружающим отвлекаться. Не все считали его харизматичным лидером, но все соглашались, что работает он на редкость продуктивно.
Помню, однажды он вызвал меня к себе в кабинет. В то время я только что закончил напряженную учебу и сразу кинулся рассказывать о предполагаемых графиках, тщательно разработанных мной планах с указанием сроков и т. п. К этой встрече я готовился два часа, чтобы сразу произвести благоприятное впечатление. Он с улыбкой слушал меня минуты две, а потом поднял руку. Я умолк. Он добродушно рассмеялся и сказал: «Тим, хватит кормить меня баснями. Просто объясни, что от нас требуется».
Несколько недель он учил меня отличать важное от несущественного, сосредоточиваться на первом и игнорировать второе; несущественными считались дела, которые ни на шаг не подводили к заказу от двух-трех основных клиентов. Наши совещания продолжались не больше пяти минут.
Примите решение отныне и впредь следить за тем, чтобы окружающие не распылялись на мелочи, а также избегайте любых совещаний, в том числе и селекторных, которые не приближают вас к четко поставленной цели. Можно найти способ тактично уклониться от собраний, и тем не менее в любом коллективе найдутся расхитители времени, которых этот поступок оскорбит. Но как только недовольные поймут, что вы твердо намерены заниматься своими прямыми обязанностями и ничего менять не собираетесь, они будут вынуждены смириться и приспосабливаться к вам. Обида пройдет. Не обращайте внимания на глупых людей, иначе уподобитесь им.
Ваша работа – приучать окружающих к рациональному и эффективному труду. Никто не сделает этого за вас. Вот несколько рекомендаций.
1. Исходя из предпосылки, что большинство вопросов незачем решать срочно, примите решение пользоваться следующими средствами коммуникации в порядке предпочтения: электронной почтой, телефоном, личными встречами. Если вам предлагают «встретиться и все обсудить», сначала попробуйте настоять на обмене информацией в письмах, а в качестве резервного средства, если понадобится, – поговорить по телефону. Можно сослаться на другие незавершенные дела, из-за которых встреча неудобна.
2. По возможности отвечайте на голосовые сообщения по электронной почте. Переписка приучает к лаконичности. Помогите окружающим приобрести привычку изъясняться кратко.
Подобно началу телефонного разговора общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: «Мы можем встретиться в 16:00?», можно составить иначе: «Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени».
Эта конструкция «если… то…» приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: «Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555-5555 или по электронной почте john@doe.com (ему направлена копия письма) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555-4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо». Таким образом, удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию «если… то…» и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос.
3. Совещания следует проводить только с целью принятия решений по заранее известной ситуации, а не для выявления проблемы. Если вам предлагают встретиться или «уделить время для телефонного разговора», попросите сначала изложить суть дела в письме, например, так:
«Это можно устроить. Но чтобы я подготовился к встрече, не могли бы вы изложить в письме суть проблем, которые нам предстоит обсудить? А также темы и вопросы, которые предполагается затронуть? Это было бы очень полезно. Заранее благодарю».
Не давайте собеседнику шанса увильнуть. Приписка «заранее благодарю» увеличивает вероятность получения подробных разъяснений в письме.
Общение по электронной почте заставляет людей заранее оценивать желаемый результат встречи или телефонного разговора. В девяти случаях из десяти встреча оказывается необязательной, а вопросы удается решить по почте. Приучите к этому окружающих. Уже более пяти лет я ни с кем не встречался по делу. За это время я участвовал всего в 12 селекторных совещаниях, и все они продолжались не более 30 минут.
4. Кстати, о 30 минутах: если встреча или телефонный разговор абсолютно неизбежны, заранее определите, когда они должны закончиться. Время, отведенное на разговоры, должно быть непродолжительным и ограниченным. Если суть проблемы была определена заранее, принять решения удается за 30 минут. Ссылайтесь на то, что у вас на ближайшее время назначена другая встреча (например, в 15:20 или 15:30), называйте время с минутами, чтобы отговорка выглядела убедительнее, заставьте собеседника сосредоточиться на деле, а не на пустом общении, обмене любезностями и лирических отступлениях. Если вам предстоит присутствовать на совещании, которое может затянуться, если время завершения встречи не установлено, попросите у организатора разрешения выступить первым и объясните, что через 15 минут у вас назначена другая встреча. Если понадобится, сымитируйте срочный телефонный звонок. Уносите оттуда ноги, а потом расспросите кого-нибудь, чем закончилось совещание. Есть еще один путь – абсолютно честный: выскажите все, что вы думаете по поводу необходимости встречи. Но, выбрав этот путь, будьте готовы выдержать грозу и предложить альтернативу.
5. Ваш кабинет (отсек) – ваш храм: случайным посетителям в нем не место. Остановить их можно с помощью недвусмысленной таблички «Не беспокоить» на двери, но этот способ хорош, если у вас полноценный кабинет с дверью, в противном случае на табличку будут просто чихать. Я предпочитаю не снимать наушники, даже когда ничего не слушаю. А если кому-то вздумается вломиться ко мне, несмотря на наушники, я делаю вид, что говорю по телефону. Я прикладываю палец к губам, произношу в микрофон что-нибудь вроде «Да-да, слушаю», затем добавляю: «Подождите минутку, пожалуйста». И наконец я поворачиваюсь к незваному гостю и говорю: «Привет. Чем могу помочь?» Главное — не предлагать ему зайти попозже, а заставить за 5 секунд изложить суть дела, а остальное потом в письме.
Если игры с наушниками не в вашем стиле, рефлекторная реакция на появление незваного гостя должна быть такой же, как на неожиданный звонок по мобильнику: «Привет, X. У меня тут кипит работа. Чем могу помочь?» Если собеседник не уложится в 30 секунд, попросите его сообщить о проблеме в письме. Не стоит упоминать о письме с самого начала: «Я буду рад помочь, только сначала закончу одно дело. Не могли бы вы прислать мне вопросы по почте?» Если отделаться от гостя не удалось, дайте ему ограниченное время, опять-таки сославшись на телефонный звонок: «Через пару минут мне должны позвонить. А пока расскажите, в чем дело и чем я могу вам помочь».
6. Воспользуйтесь методом «питомец на пробу», чтобы приучить начальство и коллег свести собрания и встречи к минимуму. Этот метод получил такое название потому, что изначально его применяли в зоомагазинах. Если покупателю по душе щенок, но он не отваживается сделать судьбоносную покупку, ему предлагают взять щенка домой ненадолго, на испытательный срок, а если не понравится, вернуть обратно. Само собой, люди привыкают к питомцу и уже не желают расставаться с ним.
Невозможно переоценить метод «питомец на пробу», если окружающие решительно противятся переменам. Не дайте им захлопнуть дверь перед вашим носом, вставьте в щель ногу, иными словами, предложите «попробовать только один раз». Сравните два торговых предложения:
«Думаю, вы полюбите этого щенка. Вам придется взвалить на себя ответственность и заботиться о нем 10 лет, пока он не умрет. Забудьте про отпуск. Зато вы научитесь соскребать какашки с асфальта. Ну что скажете?» или «Думаю, вы полюбите этого щенка. Попробуйте просто взять его к себе домой, а там будет видно. Если передумаете, приносите его обратно».
А теперь представьте себе, что вы догнали босса в коридоре и похлопали его по плечу:
«Знаете, я ничего не имею против собраний, но я придумал кое-что получше. Давайте просто не будем проводить его, ведь мы все равно зря потеряем время и не добьемся ничего путного» или «Знаете, я ничего не имею против собраний, но мне просто необходимо закончить несколько важных дел. Можно мне пропустить сегодняшнее собрание? Такие перерывы здорово отвлекают от работы. Обещаю, я попрошу коллегу X. ввести меня в курс дела. Договорились?»
Второй вариант выглядит менее категорично. Постарайтесь найти достойное применение времени, которое ваши коллеги проведут на собрании, чтобы в итоге обойти их по результатам. Уклоняйтесь от собраний как можно чаще, чтобы в конце концов все смирились с вашим отсутствием.
Вспомните, как в детстве изображали паиньку: «Ну только один разочек! Пожалуйста! А я тогда сделаю (то-то), честное слово!» Родители обычно клюют на эту уловку потому, что дети мастерски их разводят. Тот же прием эффективен при общении с начальством, поставщиками, клиентами и остальным миром.
Пользуйтесь этой уловкой, но не поддавайтесь на нее сами. Если босс попросит вас задержаться после работы «всего один разочек», знайте, что одним разом он не ограничится.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
Все думают, что быть незаурядным талантом весело. Они просто не знают, как трудно уживаться в одном мире с кретинами.
КАЛВИН, герой комиксов «Калвин и Хоббс»
Научитесь распознавать холостой ход и не допускать его. Сделать это очень просто, достаточно установить ряд правил и следовать им. Ваша задача — не позволить себе распыляться на мелочи и футболить всех, кто попытается отвлечь вас от главного.
Эта глава отличается от предыдущих детальной пошаговой инструкцией, проиллюстрированной примерами. Таким образом, раздел «Вопросы и задания» будет не тренировкой, а подведением итогов. Подробности решают все: перечитайте главу целиком, чтобы не упустить ни одной детали.
Краткое содержание этой главы.
1. Создайте систему заслонов, ограничивающих вашу доступность по телефону и электронной почте, старайтесь избегать лишних контактов.
Обратитесь к примерам автоответов на электронные письма и звонки, изучите различные методы уклонения. Приучите себя начинать разговор не со слов «как дела?», а «чем могу помочь?» Говорите по существу, решительно отсекайте все лирические отступления. Сосредоточьте внимание на немедленных действиях, выработайте тактику пресечения любых попыток отвлечь вас от работы.
По возможности избегайте встреч и собраний:
• заменяйте встречи перепиской по электронной почте с целью решения проблем;
• научитесь убеждать (например, взяв на вооружение метод «питомец на пробу»).
Если собрание или встреча неизбежны, помните следующие правила:
• являться на них следует с четким списком задач;
• планировать время конца или уходить раньше окончания собрания;
2. Группируйте дела, чтобы сократить затраты на подготовку и высвободить время на достижение своих заветных мечтаний.
Какие дела можно упорядочить методом группировки? Иными словами, выполнение каких задач (поход в прачечную, магазин, проверка почты, выписка счетов, подготовка отчетов по продажам и т. д.) можно вписать в конкретное время – ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, чтобы не раскачиваться на качелях бесконечно.
3. Введите или предложите ввести правила, расширяющие полномочия, и рекомендации с периодической проверкой результатов.
Избавьтесь от узких мест в процессе принятия решений, где цена ошибки будет ничтожно мала. Если вы наемный работник, поверьте в себя и потребуйте большей степени независимости. Составьте список практических «правил», предложите их боссу, удивите его импровизированной презентацией. Не забывайте про метод «питомец на пробу»; объясните, что от недельного эксперимента вреда не будет.
Если вы предприниматель или руководитель, дайте подчиненным шанс проявить себя. Вероятность необратимых или разорительных последствий минимальна, а экономия времени гарантирована. Помните: истинная величина выгоды зависит только от того, как вы ее используете. А для этого вам потребуется время.
ПРОБЛЕМА КОМФОРТА
Назад в детство (2 дня)
В течение двух следующих дней ведите себя так, как все двухлетние дети: с чем бы к вам ни обращались, отвечайте «нет». Забудьте об избирательности. Отвечайте отказом на любые просьбы, главное, чтобы вас не уволили. Станьте эгоистом. Как и в предыдущем упражнении, наша цель – не результат (в данном случае устранение дел, зря отнимающих у вас время), а сам процесс: мы учимся говорить «нет» и не испытывать угрызений совести. Например, так можно отвечать на следующие вопросы:
У вас найдется минутка?
Хочешь, сегодня (завтра) сходим в кино?
Вы не поможете мне с X?
«Нет» – программный ответ по умолчанию на все вопросы и просьбы. Не выдумывайте отговорки, иначе вас уличат во лжи. Универсальный ответ прост: «Извините, не могу. Сейчас у меня много работы».
Меню: мир возможностей
Меня не прельщает возможность подбирать крошки сочувствия, падающие со стола тех, кто считает себя моими хозяевами. Я предпочитаю целое меню прав.
ЕПИСКОП ДЕСМОНД ТУТУ (р. 1931), южноафриканский религиозный и политический деятель, лауреат Нобелевской премии мира 1984 года
Следовательно, возникает еще один вопрос: какие именно дела надо делегировать? Вопрос резонный, но отвечать на него мне не хочется. Зато хочется смотреть «Гриффинов»[17].
Честно говоря, писать о том, как поменьше работать, – адский труд. Ритика из компании Brickwork или Венки из YMII запросто справятся с этим разделом, так что я дам лишь две рекомендации, а дальше пусть шевелят мозгами, придумывая подробности.
Золотое правило № 1. Каждая делегированная задача должна быть трудоемкой и конкретной. Если вы привыкли метаться, как курица, которой отрубили голову, и того же самого ждете от виртуального помощника, порядка в мире не прибавится.
Золотое правило № 2. И о плюсах: делегировать задачи – это весело. Пусть какой-нибудь бангалорец или шанхаец рассылает вашим друзьям письма с датой званого ужина и т.п. Озадачьте босса странными телефонными звонками с незнакомых номеров и непривычным акцентом. Работать эффективно – не значит быть убийственно серьезным. Для разнообразия забавно побыть в роли начальника. Дайте волю чувствам, не подавляйте их, не то наживете комплекс.
Большинство начинающих боссов повторяют те же ошибки
Хотя любого из нас в такой ситуации подмывает найти виноватого и устроить ему взбучку, большинство начинающих боссов повторяют те же ошибки, которые допустил я.
1. Я согласился на услуги первого же сотрудника, предложенного компанией, и не выдвинул никаких требований.
Сразу объясните, что вам нужен помощник, в совершенстве знающий английский язык, и сообщите, что ему обязательно придется нести телефонные переговоры (даже если это неправда). При неоднократных проблемах с коммуникацией постарайтесь как можно быстрее найти помощнику замену.
2. Я дал неточные указания.
Я попросил помощника договориться об интервью, но не указал, что оно нужно для статьи. Из опыта работы с предыдущими клиентами помощник сделал вывод, что я хочу кого-то нанять, и зря потратил время, составляя сводные таблицы и добывая на сайтах с вакансиями дополнительную информацию, в которой я не нуждался.
Предложения следует составлять так, чтобы не допускать двусмысленностей, желательно языком, понятным ученику второго класса. То же самое относится к носителям языка: задания должны быть четкими и ясными. Неточность обойдется как минимум в 10 долларов.
Обратите внимание: я просил сообщить, ЕСЛИ помощнику будет что-то непонятно или возникнут вопросы. Это в корне неверный подход. Попросите ВП повторить задачу своими словами – только так можно убедиться, что он правильно понял вас.
3. Я дал помощнику разрешение впустую тратить время.
Мы снова возвращаемся к минимизации ущерба. Потребуйте, чтобы помощник сообщил вам о положении дел после нескольких часов работы, заодно и убедитесь, что задача понята и по плечу исполнителю. После нескольких попыток выясняется, что некоторые задачи выполнить невозможно.
4. Я установил крайний срок через неделю.
Вспомните закон Паркинсона и давайте помощникам задания, которые следует выполнять не более чем за 72 часа. Больше всего мне везло с 48 и 24 часами. Это еще одна весомая причина работать с небольшой группой (три-четыре человека), а не с одним помощником, которого в последнюю минуту могут завалить работой. Выбирать краткие сроки не значит отказаться от масштабных заданий (таких, как составление бизнес-планов): достаточно просто разбить их на части, с которыми можно справиться за короткое время (тезисы, выводы по исследованиям, разделы большого документа и т. д.).
5. Я завалил помощника заданиями, но не указал степень важности каждого.
Рекомендую давать задания по одному во всех случаях, когда это возможно. Заданий не должно быть сразу больше двух. Если вы хотите, чтобы компьютер завис или дал сбой, откройте сразу 20 окон и приложений. Если хотите, чтобы то же самое произошло с вашим помощником, нагрузите его десятком задач, но не расставляйте приоритеты. Еще раз повторите нашу мантру: сначала устранить лишнее, потом делегировать.
Как выглядит правильно составленное задание для ВП? Ниже приведен пример – письмо, недавно отправленное в Индию помощнику, продемонстрировавшему блестящие результаты:
Уважаемая Сомья,
большое спасибо. Перейдем к следующему заданию.
ЗАДАНИЕ: мне нужны фамилии и адреса электронной почты редакторов американских журналов для мужчин (примеры: Maxim, Stuff, GQ, Esquire, Blender и проч.) и пишущих авторов, которые работают по совместительству. Пример такого человека – Эйджей Джейкобс, старший редактор Esquire (www.ajjacobs.com). Информацию о нем я уже получил, теперь мне нужны такие же люди, как он.
Вы сможете их найти? Если нет, сообщите. Пожалуйста, сообщите, что вы меня поняли, и объясните, как вы намерены выполнять это задание.
СРОКИ: поскольку дело спешное, приступайте к работе сразу после получения этого письма, а через три часа сообщите мне о результатах. Если можно, беритесь за работу немедленно. На эту работу вам отводится максимум три часа. Жду отчет о проделанной работе к вечеру понедельника.
Благодарю за оперативность. Тим»
Коротко, вежливо и по делу. Ясный стиль, следовательно, внятные указания, результат четкого мышления. Мыслить надо просто.
В следующих главах коммуникативные навыки, которые вы приобрели, экспериментируя с виртуальными помощниками, найдут более широкое применение в прибыльной сфере автоматизации. Аутсорсинг будет возведен на такую высокую ступень, что по сравнению с ним делегирование задач покажется детской забавой.
В мире автоматизации не все бизнес-модели одинаковы. Можно ли создать бизнес и скоординировать работу всех его узлов, не шевельнув пальцем? Как автоматизировать приток средств на банковский счет и в то же время избежать самых распространенных проблем? Все начинается с осмысления вариантов, искусства сбора информации, а также глубоких размышлений и выбора своих «муз».
Следующая глава – описание первого шага: создание товара.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
1. Наймите помощника, даже если он вам не нужен.
Приучитесь не подчиняться, а без стеснения отдавать распоряжения. Начните с пробного проекта или небольшой повторяющейся задачи (желательно ежедневной).
2. Начните с малого, стремитесь к большему.
Тина Форсайт, виртуальный бизнес-менеджер (ВП высшего ранга), которая помогает клиентам, зарабатывающим шестизначные суммы, получать семизначные с помощью перестройки бизнес-процессов, дает следующие рекомендации:
• загляните в свой список дел – какие из них подолгу задерживаются в списке;
• каждый раз, когда отвлекаетесь от дела или меняете вид деятельности, задайтесь вопросом: «Может, с этим справился бы ВП?»;
• изучите болевые точки: что вызывает у вас наибольшую досаду или скуку?
Вот список типичных потребителей времени, досаждающих мелким сетевым компаниям:
• составление статей для привлечения посетителей на сайт, а также формирование списков рассылки;
• участие в дискуссиях и модерация форумов и виртуальных досок объявлений;
• управление партнерскими программами;
• наполнение сайтов, публикация новостей, ведение блогов;
• поиск фактов, разработка новых маркетинговых инициатив, анализ результатов маркетинговых кампаний.
Не ждите от единственного ВП чудес, но и не будьте слишком снисходительны к нему. Слегка отпустите поводок. Откажитесь от бесполезных заданий, которые только отнимают, а не экономят время. Незачем тратить 15 минут на отправку письма в Индию только для того, чтобы узнать цену авиабилета: вы сами сможете сделать то же самое за 10 минут и избежать лишней переписки.
Смысл упражнения в том, чтобы раздвинуть границы своей юны комфорта. Поскольку любую задачу, с которой не справился ВП, можно выполнить самостоятельно, проверьте пределы его способностей.
3. Выявите пять основных потребителей времени – задач, не относящихся к работе, а также пять личных задач, которые можно поручить помощнику просто ради развлечения.
ПРОБЛЕМА КОМФОРТА
«Бутерброд с критикой» (2 дня, еженедельно)
Скорее всего кто-нибудь из окружающих – коллега, босс, клиент и т.д. – выводит вас из себя своими поступками. Вместо того чтобы опасаться конфликта и обходить эту проблему стороной, попробуйте устранить ее, предварительно сдобрив толстым слоем шоколада. Раз в день в течение двух дней, а затем каждый четверг (период с понедельника по среду слишком напряженный, пятница – расслабленный) в течение трех недель примените к кому-нибудь тактику, которую я называю «бутерброд с критикой». Внесите эту задачу в свой список дел. Почему бутерброд? Потому что сначала надо похвалить собеседника за что-нибудь, потом подпустить критики и закончить разговор опять-таки похвалой, чтобы отойти от болезненной проблемы. Вот пример подобного диалога с вышестоящим сотрудником или боссом, ключевые слова и фразы выделены.
Вы: Привет, Мара. Минутка найдется?
Мара: Само собой. А что такое?
Вы: ДЛЯ НАЧАЛА СПАСИБО ВАМ за помощь с отчетом для Мили Уорм (или любой другой пример). Вы показали мне, как надо составлять отчеты. Я ВЫСОКО ОЦЕНИЛ ЭТО. ВЫ ПРЕКРАСНО решаете технические вопросы.
Мара: Без проблем.
Вы: И ЕЩЕ ОДНО… Сейчас у нас уйма работы, и ПОХОЖЕ я зашиваюсь. ОБЫЧНО С ОЧЕРЕДНОСТЬЮ ЗАДАЧ МНЕ ВСЕ ЯСНО, но сейчас что-то не пойму, какие дела у нас первоочередные. ВЫ НЕ МОГЛИ БЫ ПОМОЧЬ МНЕ – указать, за что хвататься в первую очередь? ЧТО-ТО Я НИКАК НЕ РАЗБЕРУСЬ, МНЕ БЫ ОЧЕНЬ ПРИГОДИЛАСЬ СЕЙЧАС ПОМОЩЬ.
Мара: М-м-м… хорошо, попробую.
Вы: ДЛЯ МЕНЯ ЭТО ОЧЕНЬ МНОГО ЗНАЧИТ. СПАСИБО. ДА, ПОКА НЕ ЗАБЫЛ, презентация на прошлой неделе была превосходна.
Мара: Вы думаете? И т.д.
Последнее редактирование: